REJESTRY, EWIDENCJE, ARCHIWA (spis, zasady udostępniania danych w nich zawartych)

 
data publikacji:  21-05-2015 | 17:48
data ostatniej modyfikacji:  03-08-2017 | 08:11
autor dokumentu: Ryszard Kumor

REJESTR MIESZKAŃCÓW
Podstawa prawna: art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2015 r. poz. 388)
Cel prowadzenia: wymóg ustawowy
Referat – osoba odpowiedzialna: Referat Spraw Obywatelskich, Administracyjno-Gospodarczych i Ochrony Środowiska, Daniel Śmierciak
Zawartość: dane osobowe mieszkańców zgodnie z wymogami ustawowymi
Dostępność: dane chronione przez ustawę o ochronie danych osobowych

REJESTR ZAMIESZKANIA CUDZOZIEMCÓW
Podstawa prawna: art 3 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2015 r. poz. 388)
Cel prowadzenia: wymóg ustawowy
Referat – osoba odpowiedzialna: Referat Spraw Obywatelskich, Administracyjno-Gospodarczych i Ochrony Środowiska, Daniel Śmierciak
Zawartość: dane osobowe cudzoziemców zgodnie z wymogami ustawowymi,
Dostępność: dane chronione przez ustawę o ochronie danych osobowych

REJESTR STANU CYWILNEGO - ARCHIWUM URODZEŃ, MAŁŻEŃSTW I ZGONÓW
Podstawa prawna: Art. 28 ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego         
Zakres spraw objętych rejestrem: Pełne dane osobowe dot. urodzeń, małżeństw i zgonów    
Referat - osoba odpowiedzialna:
Urząd Stanu Cywilnego, Alfreda Wastag, Joanna Orłowska       
Dostępność: Informacja chroniona przez ustawę o dostępie do informacji publicznej, art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego

REJESTR ZMIANY IMION I NAZWISK      
Podstawa prawna: Ustawa z 17 października 2008 r. O zmianie imienia i nazwiska
Zakres spraw objętych rejestrem: pełne dane osobowe 
Referat - osoba odpowiedzialna:
Urząd Stanu Cywilnego, Alfreda Wastag, Joanna Orłowska       
Dostępność: informacja chroniona przez ustawę o dostępie do informacji publicznej

REJESTR ZŁOŻONYCH DEKLARACJI O WYSOKOŚCI OPŁATY ZA GOSPODAROWANIE ODPADAMI KOMUNALNYMI
Podstawa prawna: art 3 ust. 1 pkt 3 w związku z artykułem 6n ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2013 r. poz. 1399 z późn. zm.)
Cel prowadzenia: wymóg ustawowy
Referat – osoba odpowiedzialna: Referat Spraw Obywatelskich, Administracyjno-Gospodarczych i Ochrony Środowiska, Daniel Śmierciak
Zawartość: dane osobowe osób i firm, które złożyły przedmiotowe deklaracje, zgodnie z wymogami ustawowymi
Dostępność: dane chronione przez ustawę o ochronie danych osobowych

REJESTR WYDANYCH DECYZJI O USTALENIU LOKALIZACJI INWESTYCJI CELU PUBLICZNEGO   
Podstawa prawna: art. 57 ust.2 Ustawy z dn. 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym ( tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 199)
Cel prowadzenia:  wymóg ustawowy
Referat - osoba odpowiedzialna: Ref. Budownictwa i Gospodarki  Przestrzennej, Marta Gajewska, tel. 18 446 02 70, wewn.108
Zawartość: dane dotyczące adresata decyzji, przedmiotu decyzji i data wydania decyzji
Dostępność: dane osobowe chronione przez ustawę o ochronie danych osobowych

REJESTR WYDANYCH DECYZJI O USTALENIU WARUNKÓW ZABUDOWY
Podstawa prawna: art. 67 ust.1 Ustawy z dn. 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym ( tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 199)
Cel prowadzenia: wymóg ustawowy
Referat - osoba odpowiedzialna: Ref. Budownictwa i Gospodarki  Przestrzennej, Marta Gajewska, tel. 18 446 02 70, wewn. 108
Zawartość: dane dotyczące adresata decyzji, przedmiotu decyzji i data wydania decyzji
Dostępność: dane osobowe chronione przez ustawę o ochronie danych osobowych

REJESTR PLANÓW MIEJSCOWYCH
Podstawa prawna: art. 31 ust.1 Ustawy z dn. 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 199)
Cel prowadzenia: wymóg ustawowy
Referat - osoba odpowiedzialna: Ref. Budownictwa i Gospodarki  Przestrzennej, Jolanta Wąsik, tel. 18 446 02 70, wewn.109
Zawartość: nazwa planu, numer i data uchwały, nr Dz. Urz. Woj. Małopolskiego
Dostępność: jawny

REJESTR WNIOSKÓW O SPORZĄDZENIE LUB ZMIANĘ PLANÓW MIEJSCOWYCH
Podstawa prawna: art. 31 ust.1 Ustawy z dn. 27 marca 2003r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 199)
Cel prowadzenia: wymóg ustawowy
Referat - osoba odpowiedzialna: Ref. Budownictwa i Gospodarki  Przestrzennej, Lucyna Krcha, tel. 18 446 02 70, wewn.108
Zawartość: dane dotyczące wnioskodawcy i  przedmiotu wniosku
Dostępność: dane osobowe chronione przez ustawę o ochronie danych osobowych

REJESTR POSTĘPOWAŃ W SPRAWIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W ROKU XXXX DO UDZIELENIA KTÓRYCH STOSUJE SIĘ USTAWĘ PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
Podstawa prawna: Zarządzenie Burmistrza Nr 348/2014 z dnia 31.12.2014 r. (Regulamin udzielania zamówień publicznych) – brak ustawowego wymogu;
Cel prowadzenia: ewidencja udzielonych zamówień, sporządzenie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych;
Osoba odpowiedzialna: Stanowisko ds. zamówień publicznych, Wiesław Sasak
Zawartość: informacje dotyczące postępowań o udzielenie zamówień publicznych (m.in. nazwa zadania, ref. merytoryczny, rodzaj zamówienia, CPV, wartość szacunkowa, tryb postępowania, data wszczęcia postępowania, data składania ofert, data zawarcia umowy lub unieważnienia, nazwa i adres wykonawcy, wartość umowy netto i brutto);
Dostępność: jawny

REJESTR ZAMÓWIEŃ UDZIELONYCH W ROKU XXXX BEZ STOSOWANIA USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
Podstawa prawna: Zarządzenie Burmistrza Nr 349/2014 z dnia 31.12.2014 r. (Regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznych, do udzielania których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych) – brak ustawowego wymogu;
Cel prowadzenia: ewidencja udzielonych zamówień o wartości powyżej 60000 zł netto, sporządzenie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych;
Osoba odpowiedzialna: Stanowisko ds. zamówień publicznych, Wiesław Sasak
Zawartość: informacje dotyczące postępowań o udzielenie zamówień publicznych (m.in. nazwa zadania, ref. merytoryczny, rodzaj zamówienia, data zawarcia umowy lub unieważnienia, nazwa i adres wykonawcy, wartość umowy netto i brutto, podstawa prawna wyłączenia stosowania ustawy);
Dostępność: jawny

EWIDENCJA NIEPUBLICZNYCH SZKÓŁ I PRZEDSZKOLI
Podstawa prawna: Ustawa o systemie oświaty (tj. Dz. U. Z 2004 r. , nr 256, poz. 2572 z późn.zm.)
Cel prowadzenia: wymóg ustawowy
Referat - osoba odpowiedzialna: Referat Organizacji i Spraw Społecznych, Kinga Tischner
Zawartość: dane szkół i przedszkoli niepublicznych w Starym Sączu
Dostępność: jawny

REJESTR ZARZĄDZEŃ BURMISTRZA STAREGO SĄCZA
Podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) – załącznik nr 2
Cel prowadzenia: ewidencja zarządzeń Burmistrza Starego Sącza
Referat - osoba odpowiedzialna: Referat Organizacji i Spraw Społecznych, Grażyna Kopeć
Zawartość: numer zarządzenia, data wydania, treść zarządzenia, termin realizacji, odpowiedzialny za realizację zarządzenia
Dostępność: jawny

REJESTR SKARG I WNIOSKÓW
Podstawa prawna: Art. 254 kpa (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 267) Rozporządzenie Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) – załącznik nr 2
Cel prowadzenia: ułatwienie kontroli przebiegu oraz terminowości załatwiania skarg i wniosków
Referat - osoba odpowiedzialna: Referat Organizacji i Spraw Społecznych, Grażyna Kopeć
Zawartość: symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, przedmiot odwołania zażalenia, data zlecenia załatwienia, do kogo skierowano skargę,termin załatwienia, sposób załatwienia, data wysłania zawiadomienia.
Dostępność: rejestr jest jawny z wyjątkiem danych o składających skargi i wnioski

REJESTR OŚWIADCZEŃ MAJĄTKOWYCH
Podstawa prawna: art. 24h do 24m ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.)
Cel prowadzenia: Ujawnienie stanu majątkowego osób publicznych oraz osób wydających decyzję administracyjne
w imieniu Burmistrza Starego Sącza
Referat - osoba odpowiedzialna: Referat Organizacji i Spraw Społecznych, Maria Klag
Zawartość: informacje dotyczące majątku osób publicznych i osób wydających decyzje administracyjne
w imieniu Burmistrza Starego Sącza
Dostępność: dane opublikowane w BIP-ie są jawne, niejawne są informacje o adresie zamieszkania osoby składającej oświadczenie oraz o adresach położenia nieruchomości. Powyższe informacje nie ujawnione w BIP-ie są zgromadzone w dokumentach papierowych przechowywanych w Referacie Organizacji i Spraw Społecznych

EWIDENCJA DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM
Środkami ewidencji w archiwum zakładowym są:
a) spisy zdawczo – odbiorcze przekazywanej dokumentacji do archiwum zakładowego
b) wykaz spisów zdawczo – odbiorczych
c) karty udostępnienia/wyposażenia dokumentacji
Podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Cel prowadzenia: wymóg ustawowy
Referat - osoba odpowiedzialna: Referat Organizacji i Spraw Społecznych, Danuta Barycz
Zawartość: spisy zdawczo – odbiorcze stanowią inwentarz dokumentacji akt przechowywanych w archiwum zakładowym, przekazywanych z poszczególnych referatów do archiwum zakładowego z określeniem ich kwalifikacji i klasyfikacji archiwalnej; karty udostępnień zawierają informację komu, kiedy i jaka dokumentacja z archiwum zakładowego została udostępniona oraz kiedy ją zwrócono
Dostępność: jawna

REJESTR INSTYTUCJI KULTURY
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 25 października 1991 roku o prowadzeniu działalności kulturalnej(tekst jednolity: Dz.U.2012r. poz.406),
Cel prowadzenia: wymóg ustawowy (Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 roku w sprawie sposobu prowadzenia i udostępnianie rejestru instytucji kultury (Dz.U.2012 Nr 189)
Referat - o
soba odpowiedzialna: Referat Rozwoju Lokalnego i Promocji, Grażyna Leśniak
Zawartość: numer i data wpisu do rejestru instytucji kultury, pełna i skrócona nazwa instytucji kultury, siedziba i adres instytucji kultury, oznaczenie organizatora instytucji kultury, oznaczenie podmiotu, którym organizator wspólnie prowadzi instytucję kultury, akt o utworzeniu instytucji kultury, akt o nadaniu statutu oraz zmiany danych
Dostępność: otwarty dostęp do zawartości rejestru, wydawanie  pełnego lub skróconego odpisu z rejestru lub księgi rejestrowej, każdy ma prawo przeglądać w godzinach urzędowych akta rejestrowe oraz księgi rejestrowe instytucji kultury
Dostępność: Udostępnianie danych zawartych w rejestrze jest bezpłatne i odbywa się przez stronę Biuletynu Informacji Publicznej organizatora

EWIDENCJA INNYCH OBIEKTÓW, W KTÓRYCH SĄ ŚWIADCZONE USŁUGI HOTELARSKIE
Podstawa prawna: art. 38 ust. 1 pkt. 2 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o usługach turystycznych ( Dz.U z 2004r. Nr 223, poz. 2268 ) oraz rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. nr 22, poz.169) oraz Rozporządzenie Ministra Sportu i Turystyki z dnia 16 listopada 2011 roku zmieniającego  rozporządzenie w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. Nr 259, poz.1553)
Cel prowadzenia: wymóg ustawowy
Referat -
osoba odpowiedzialna: Referat Rozwoju Lokalnego i Promocji, Grażyna Leśniak
Zawartość: ewidencja jest prowadzona w formie kartoteki składającej się z kart ewidencyjnych obiektów, oddzielnie dla każdego rodzaju obiektu i zawiera: określenie przedsiębiorcy świadczącego usługi hotelarskie, nazwę i adres obiektu, informację o stałym lub sezonowym charakterze świadczonych usług, wraz z podaniem czasu trwania sezonu, informację o liczbie miejsc noclegowych
Dostępność: ewidencja jest jawna w części objętej wpisem do kart ewidencyjnych obiektu

REJESTR ŻŁOBKÓW I KLUBÓW DZIECIĘCYCH
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. 2011 nr 45 poz. 235) 
Cel prowadzenia: wymóg ustawowy
Osoba odpowiedzialna: ZOAFS, Barbara Porębska
Zawartość: dane dotyczące żłobków i klubów dziecięcych istniejących na terenie Miasta i Gminy Stary Sącz. Rejestr zawiera: liczba porządkowa; nazwa lub imię i nazwisko podmiotu prowadzącego żłobek lub klub dziecięcy; siedziba lub adres podmiotu prowadzącego żłobek lub klub dziecięcy; nr NIP, REGON; forma opieki; liczba miejsc   
Dostępność: jawny

REJESTR KONTROLI ZEWNĘTRZNYCH GMINY

(http://bip.stary.sacz.pl/pl/4732/0/informacja-o-kontrolach-rejestry.html)