Zarządzenie Nr 284/2013

rok 2013

 
data publikacji:  29-11-2013 | 10:18
data ostatniej modyfikacji:  29-11-2013 | 14:32
autor dokumentu: Anna Pierzga

Zarządzenie Nr 284/2013

Burmistrza Starego Sącza

z dnia 26 listopada 2013 roku

 

 W sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości i planu kont przy realizacji projektu pod nazwą Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu mieszkańców Miasta i Gminy Stary Sącz” o numerze POIG.08.03.00-12-050/13 w ramach działania 8.3 „ Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu- eInclusion” osi priorytetowej 8. „Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki” Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013

             Na podstawie art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz.694 z późn.zmianami ), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 128 poz.861 z późniejszymi zmianami), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w  sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Z 2010 r. nr 38 poz.207 z późniejszymi zmianami) oraz na podstawie umowy o dofinansowanie nr POIG.08.03.00-12-050/13-00 Projektu „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu mieszkańców Miasta i gminy Stary Sącz” o numerze POIG.08.03.00-12-050/13 w ramach działania 8.3 „ Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion” osi priorytetowej 8. „Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki” Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 zarządzam co następuje:

§ 1

Wprowadzam do stosowania w Urzędzie Miejskim w Starym Sączu politykę rachunkowości przy realizacji Projektu „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu mieszkańców Miasta i Gminy Stary Sącz” o numerze POIG.08.03.00-12-050/13 w ramach działania 8.3 „ Przeciwdziałanie wykluczeniu  cyfrowemu- eInclusion” osi priorytetowej 8. „Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki” Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Starym Sączu zaangażowanych w realizację projektu wymienionego w § 1 do zapoznania się z treścią wprowadzonej polityki rachunkowości oraz do jej stosowania.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierzam Asystentowi Burmistrza – Koordynator Projektu „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu mieszkańców Miasta i Gminy Stary Sącz” o numerze POIG.08.03.00-12-050/13 w ramach działania 8.3 „ Przeciwdziałanie wykluczeniu  cyfrowemu- eInclusion” osi priorytetowej 8. „Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki” Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013

§ 4

Zarządzenie obowiązuje do prowadzenia ksiąg rachunkowych dla Projektu wymienionego w

§ 1  od 1 listopada 2013 roku.

 

Załącznik Nr 1

Do Zarządzenia  Nr 284/2013

Burmistrza Starego Sącza

z dnia 26 listopada 2013 roku

 

I . Obieg dokumentów  oraz procedury kontroli finansowej.

Dowody księgowe obejmują: rachunki, faktury, noty księgowe, polecenia księgowania, listy płac, umowy cywilno-prawne, przelewy bankowe, deklaracje ZUS, wyciągi bankowe, kalkulacje kosztów sporządzone na potrzeby w/w projektu, polecenia wyjazdu służbowego. Rachunki i faktury dostarczane są przez Kontrahentów do sekretariatu Urzędu Miejskiego. Następnie są rejestrowane w systemie EZD SIDAS.

Po dokonaniu rejestracji przekazywane są drogą elektroniczną i w formie papierowej do Referatu Finansowo-Budżetowego. Referat Finansowo-Budżetowy przekazuje pracownikowi merytorycznemu odpowiedzialnemu od strony merytorycznej za realizację projektu oryginał faktury (rachunku) celem sprawdzenia jego zgodności z dokonanym zamówieniem, prawidłowości merytorycznej dowodu oraz dokonania stosownego opisu zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie wytycznymi Instytucji Wdrażającej oraz obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa (zamówienia publiczne, kwalifikowalność wydatku jako wydatku strukturalnego, obowiązująca w Urzędzie Miejskim Instrukcja Obiegu Dokumentów Finansowo-Księgowych). Prawidłowo opisany dowód księgowy pracownik merytoryczny przekazuje do Referatu Finansowo-Budżetowego. Właściwy pracownik Referatu Finansowo-Budżetowego dokonuje sprawdzenia dowodu księgowego pod względem formalnym i rachunkowym. Następnie przekazuje w/w dowód Kierownikowi Referatu celem dekretacji zgodnie z obowiązującą klasyfikacja budżetową i zakładowym planem kont (konta syntetyczne i analityczne). Zadekretowany dowód księgowy zostaje przekazany Skarbnikowi do podpisu, następnie przekazany jest Burmistrzowi bądź Zastępcy Burmistrza do zatwierdzenia do wypłaty. W przypadku nieobecności Skarbnika spowodowanej wyjazdem służbowym, urlopem bądź zwolnieniem lekarskim w jego zastępstwie podpisu dowodu księgowego dokonuje Kierownik Referatu Finansowo-Budżetowego. W przypadku list płac obieg dokumentów zostaje ograniczony do obszaru działania Referatu Finansowo-Budżetowego. Błędy w obcych i własnych dowodach księgowych koryguje się poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu zawierającego korektę błędu, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Oryginały kompletnej dokumentacji finansowo-księgowej związanej z realizacją Projektu podlegają odrębnemu przechowywaniu przez Referat Finansowo-Budżetowy przez okres 5 lat od daty zamknięcia projektu. Następnie przekazywane są do archiwum zakładowego. Sprawozdania Rb-27 s i Rb-28 s sporządza Referat Finansowo-Budżetowy.

II. Zasady wyodrębnienia ksiąg rachunkowych oraz plan kont dla ewidencji operacji dotyczących projektu Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu mieszkańców Miasta i Gminy Stary Sącz” o numerze POIG.08.03.00-12-050/13 w ramach działania 8.3 „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion” osi priorytetowej 8. „Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki” Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013.

Dla celów projektu wyodrębniono rachunek bankowy o numerze 21 2030 0045 1110 0000 0276 6070, na który będą wpływały środki w formie refundacji i zaliczki, z którego będą dokonywane płatności wyłącznie na wydatki kwalifikowane w ramach projektu.

Ewidencja i rozliczanie środków otrzymanych i związanych z projektem prowadzona jest zgodnie z :

Ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz.694 z późn. zmianami),

Ustawą o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz.U. nr 157 poz.1240 z późniejszymi zmianami),

Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 128 poz.861 z późniejszymi zmianami),

Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Z 2010 r. nr 38 poz.207 z późniejszymi zmianami),

Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej(Dz.U. nr 20 poz.103 z późniejszymi zmianami).

W budżecie Gminy do ewidencji środków Projektu stosuje się następujące konta syntetyczne:

133 – rachunek budżetu Gminy

223 – Rozliczenie wydatków budżetowych

240 – Pozostałe rozrachunki

901 – Dochody budżetu Gminy

902 – Wydatki budżetu Gminy

961 – Wynik wykonania budżetu Gminy

W ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej do ewidencji operacji gospodarczych związanych z realizacją Projektu stosuje się konta syntetyczne wymienione w Zarządzeniu Nr 113/2012 Burmistrza Starego Sącza z dnia 12 czerwca 2012 roku dodając na potrzeby Projektu kolejne konta analityczne zgodnie z komputerową ewidencją księgową. Dokumentom księgowym nadaje się symbol PWC z kolejnym numerem ustalanym w sposób chronologiczny (decyduje data zajścia operacji gospodarczej). Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim przy użyciu programu finansowo-księgowego WF-FaKir dla Windows Firmy Softlab Trade Sp z o.o. z siedzibą przy ul. Olbrachta 94 w Warszawie. Operacji gospodarczych dokonuje się na podstawie oryginalnych dokumentów księgowych wymienionych w części I. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się uznanie za dokument księgowy kopii dokumentu potwierdzonego za zgodność z oryginałem. Potwierdzeń za zgodność z oryginałem dokonują upoważnieni pracownicy zgodnie ze swoimi kompetencjami. W odniesieniu do Projektu jednostka prowadzi odrębną ewidencję księgową. Wyodrębnienie środków Projektu następuje poprzez:

- prowadzenie odrębnego rachunku bankowego o numerze 21 2030 0045 1110 0000 0276 6070,

- odrębny system ewidencji księgowej (odrębne konta analityczne, właściwa tylko dla projektu numeracja dowodów księgowych),

- odrębny zbiór dokumentów finansowo-księgowych,

- odrębna księga środków trwałych.

Dokumenty dotyczące realizacji Projektu przechowywane są w oryginałach w jednostce realizującej zadanie w wydzielonych segregatorach. Ewidencję księgową oznacza się nazwą programu.

Zasady ochrony danych, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do sytemu przetwarzania danych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera określa odrębne Zarządzenie Burmistrza Starego Sącza.

Księgi rachunkowe dla potrzeb prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej Projektu otwiera się w momencie wystąpienia pierwszej operacji gospodarczej i na początek każdego roku budżetowego realizacji Projektu, a zamyka się na koniec każdego kolejnego roku budżetowego i na dzień zakończenia realizacji Projektu. Wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu jest integralna częścią ewidencji księgowej prowadzonej w Gminie. Na koniec roku obrachunkowego zestawienie obrotów i sald dotyczące ewidencji projektu sumuje się z zestawieniami obrotów i sald działalności objętej rachunkowością Budżetu i Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej.

III. Zasady wyodrębniania dochodów i wydatków związanych z realizacją Projektu.

1.Dofinansowanie przyznane Gminie na podstawie § 4 umowy o dofinansowanie nr POIG.08.03.00-12-050/13 Projektu „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu mieszkańców Miasta i Gminy Stary Sącz” o numerze POIG.08.03.00-12-050/13 w ramach działania 8.3 „ Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion” osi priorytetowej 8. „Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki” Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 stanowi dochód budżetu Gminy, który ujmowany jest w księgach budżetu (kasowo) i uchwale budżetowej.

2.Dochody i wydatki podlegają wyodrębnieniu przez zastosowanie właściwej klasyfikacji budżetowej tj. Dział 720 Informatyka rozdział 72095 – Pozostała działalność.

Wyróżnikiem jest czwarta cyfra tj.

7 – wydatki refundowane (płatności) w zakresie budżetu środków europejskich

9 – wydatki refundowane (płatności) w zakresie współfinansowania programów i projektów ze środków z funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rybackiego oraz z Funduszy unijnych finansujących Wspólną Politykę Rolną.

0 – koszty poza umową.


Wytwarzający/Odpowiadający: Bogumiła Klimczak
Czas wytworzenia: 29.11.2013
Udostępniający: Ryszard Kumor 
Czas udostępnienia: 29.11.2013