Zarządzenie Nr 73/03

rok 2003

 
data publikacji:  05-05-2004 | 13:58
data ostatniej modyfikacji:  17-03-2010 | 22:43

Zarządzenie Nr 73/03

Burmistrza Miasta i Gminy Stary Sącz

z dnia 31 marca 2003r.

 

Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2003r. Nr 76 póz. 694) oraz art. 13 ust l i art. 66 ust l z dnia 19 listopada 1999r. Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. 101 póz. 1178 z późn. zmianami) i rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129 póz. 858 z późn. zmianami.)

 

zarządzam co następuje:

 

§1

 

Ustalam instrukcję kasową dla Urzędu Miasta i Gminy w Starym Sączu w brzmieniu załącznika Nr l.

 

§2

 

Zobowiązuję Kasjera i pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Starym Sączu uczestniczących w kontroli funkcjonowania kasy w ramach przypisanych im imiennie zakresów czynności do przestrzegania postanowień i procedur zawartych w instrukcji kasowej.

 

§3

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem l września 2003r.


 

Załącznik Nr l

do Zarządzenia Nr 73/03

Burmistrza Miasta i Gminy Stary Sącz

z dnia 31 marca 2003r.

 

Instrukcja kasowa

 

1.        Instrukcja ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta i Gminy w Starym Sączu.

2.        Zawarte w instrukcji zasady i postanowienia dotyczą kasjera i pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Starym Sączu uczestniczących w kontroli funkcjonowania kasy w ramach przypisanych im imiennie zakresów czynności.

 

§1

 

1.        Kasa zlokalizowana jest na parterze budynku Urzędu Miasta i Gminy w pokoju nr 7.

2.        Pomieszczenie kasy jest wydzielone. Okno od pomieszczenia kasy jest okratowane. Drzwi obite blachą. Okienko przez które kasjer przyjmuje i wypłaca gotówkę jest okratowane zamykane od wewnątrz tzw. okiennicą.

3.        Środki pieniężne przechowywane są w kasie pancernej.

 

§2

 

1. Kasjerem może być osoba legitymująca się:

a) minimum średnim wykształceniem

b) nienaganną opinią

c) pełną zdolnością do czynności prawnych

d) praktyką w księgowości finansowej lub przeszkoleniu w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej

e) tym, że nigdy nie była karana za przestępstwa gospodarcze i przestępstwa przeciw mieniu.

2. Kasjer winien podpisać oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów dotyczących gospodarki kasowej.

3. Przejęcie- przekazanie kasy może nastąpić jedynie protokolarnie, w obecności Kierownika Referatu Budżetowe - Finansowego bądź wyznaczonego przez niego pracownika.

4. Kasjer powinien dysponować aktualnym wykazem oraz wzorami podpisów osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych.

 

§3

 

1.W kasie mogą być przechowywane środki pieniężne w wysokości zapewniającej ich właściwą ochronę.

2.Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie na bieżące wydatki wynosi 10.000 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych).

3.Udzielona przez bank PKO w Nowym Sączu zaliczka w znakach skarbowych wynosi 4.000 zł (słownie: cztery tysiące złotych).

4.Kasjer może przewozić z banku samochodem służbowym środki pieniężne w wysokości 0,5 jednostki obliczeniowej zdefiniowanej w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 §1 ust 5 (Dz.U. Nr 129 póz. 858 z późniejszymi zmianami).

5.Srodki pieniężne transportowane są przy użyciu teczki „zabezpieczenie techniczne Box2000"

 

§4

 

Osobami upoważnionymi do dysponowania- podpisywania dyspozycji pieniężnych w obrocie gotówkowym i bezgotówkowym są:

1. z ramienia kierownika jednostki: Burmistrz Zastępca Burmistrza

2. z ramienia Skarbnika Miasta i Gminy:

   Skarbnik Miasta i Gminy                                                                

   Kierownik Referatu Budżetowo - Finansowego

Wzory podpisów wyżej wymienionych osób złożone są w Banku Spółdzielczym w Stary Sącz (zał. Nr l).

 

§5

 

1.W kasie mogą znajdować się środki pieniężne:  

a) na bieżące wydatki określone w §3 pkt 2a

b) podjęte z rachunku bankowego na określone rodzaje wydatków

c) pochodzące z bieżących wpływów do kasy.

2.Znajdującąsię w kasie na koniec dnia nadwyżkę gotówki ponad ustaloną, niezbędną j ej wysokość należy odprowadzić do banku w dniu powstania tej nadwyżki.

3.Gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków należy przeznaczyć na ten cel, na który została podjęta.

 

§6

 

1.Wszystkie obroty gotówkowe winny być udokumentowane dowodami kasowymi

-    wpłaty gotówkowe- własnymi przychodowymi dowodami kasowymi

-   wypłaty gotówkowe- rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki.

2.Dokumentację kasy stanowią dokumenty:

a) operacyjne kasy: raport kasowy, dowód wpłaty i wypłaty

b) źródłowe lub dyspozycyjne: dowody zakupu (faktury), wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, delegacji służbowych, lista płac i wypłat zasiłków, rachunki umów (zlecenia, o dzieło) oraz inne dokumenty akceptowane przez upoważnione do tego osoby

c) organizacyjne kasy: instrukcja kasowa, oświadczenia o odpowiedzialności materialnej, zakres czynności kasjera oraz protokoły inwentaryzacyjne i przejęcia- przekazania kasy.

3.Przed wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić czy dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia tych czynności. Jeśli tak nie jest kasjer nie może przyjąć tych dowodów do realizacji.

4.Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki winny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez zobowiązanych pracowników, którzy zamieszczaj ą na tych dowodach swój podpis i datę oraz zatwierdzone następnie do wypłaty przez kierownika jednostki i skarbnika lub osoby przez nich

upoważnione.

5.Zastępczych dowodów wypłat gotówki (np. dowód wypłaty- kasa wypłaci):

-   nie może wystawiać kasjer, może je wystawiać wyłącznie osoba upoważniona do tego pisemnie

-   mogą być podpisane tylko przez jedną osobę zlecającą wypłatę –jeżeli wynika to ze źródłowych dowodów kasowych uprzednio już podpisanych przez kierownika jednostki i skarbnika lub osoby przez nich upoważnione (np. wypłata nie podjętych w terminie wynagrodzeń)

6.Gotówkę wypłaca się osobie wyznaczonej w rozchodowym dowodzie kasowym, na którym odbiorca gotówki podaje (atramentem lub długopisem) słownie kwotę i datę otrzymania gotówki oraz zamieszcza swój podpis.

W przypadku, gdy dokument jest wystawiony na zbiorczych zestawieniach, w których wpisana jest ogólna suma wypłat (listy płac, listy wypłat):

-   każdy odbiorca kwituje otrzymaną przez siebie gotówkę

-   nie ma obowiązku wpisywania słownie otrzymanej kwoty.

Przy wypłacie gotówki osobie nieznanej kasjer zobowiązany jest żądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości ze zdjęciem oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę i określić wystawcę dokumentu.           .

Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać- na jej prośbę lub na prośbę kasjera może podpisać się inna osoba (nie może to być kasjer), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt dokonania tej wypłaty osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym Na dowodzi kasowym umieszcza się:

-    numer, datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz dane osoby podpisującej jako świadek.

7. Jeżeli wypłata gotówki następuje na podstawie upoważnienia osoby wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. W uzasadnionych przypadkach winno zawierać potwierdzenie własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Potwierdzenie to powinno być dokonane przez notariusza, właściwy urząd administracji państwowej, zakład pracy zatrudniający osobę, która wystawiła upoważnienie lub zakład leczniczy służby zdrowia w razie przebywania pracownika na leczeniu.

8.Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wpłaty zostały zaewidencjonowane.

Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywanych w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera.

9.Raporty kasowe mogą obejmować okresy kilkudniowe maksymalnie 10-cio dniowe. Raport kasowy należy bezwzględnie sporządzić na koniec każdego miesiąca. Zapisy w raporcie kasowym winny być dokonywane chronologicznie. Po sporządzeniu raportu kasowego za dany dzień lub dany okres i ustaleniu stanu gotówki w kasie kasjer podpisuje raport i przekazuje jego oryginał z dowodami kasowymi Kierownikowi Referatu Budżetowo-Finansowego lub osobie do tego upoważnionej.

10.Niedobór kasowy stanowi rozchód gotówki z kasy nie udokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi. Rozchód taki nie jest uwzględniany przy ustaleniu gotówki w kasie i obciąża on kasjera. Nad wyżką kasową jest gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi i stanowi ona pozostałe przychody operacyjne.

11.Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane z od innych pracowników jednostki-plombowane kasy zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania, gwarancje ubezpieczeniowe. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Ewidencja ta musi zawierać co najmniej następujące dane:

a) numer kolejny depozytu

b) określenie deponowanego przedmiotu a przy gotówce jej wysokość

c) określenie jednostki, której własność stanowi depozyt

d)  datę przyjęcia depozytu oraz podpis osoby przyjmującej i składającej depozyt

e) datę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu oraz podpis kasjera.

Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie może być łączona z gotówką tej jednostki.

 

§7

 

Dowód wpłaty .. KP" - Kasa przyjmie

Dowód „KP" jest drukiem ścisłego zarachowania ewidencjonowanym w książce druków ścisłego zarachowania. Dowód wpłaty wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach z których:

-   oryginał otrzymuje wpłacający jako dowód wpłaty

-    pierwsza kopia dołanczana jest do raportu kasowego

-    druga kopia pozostaje w bloku formularzy do rozliczenia i kontroli. W dowodzie „KP" nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie, a w przypadku dokonania pomyłki należy błędny dowód anulować i wystawić nowy.

 

Dowód ..KW" - kasa wypłaci

Dowód „KW" jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania i stanowi dowód zastępczy służący do udokumentowania wypłat gotówkowych z kasy w sytuacji, gdy wypłaty nie mogą być udokumentowane dowodami źródłowymi (np. nie podjęte w terminie wypłaty z listy płac).

Dowód „KW" wystawia upoważniony pracownik księgowości w dwóch egzemplarzach z których:

-   oryginał jest załącznikiem do raportu kasowego

-   kopia pozostaje w bloku formularzy

W przypadku błędnego wystawienia dowodu „KW" należy postępować podobnie jak przy pomyłce w dowodzie „KP".

Dowód „KW" podpisuje wystawiający, wypłacający i otrzymujący gotówkę.

 

Raport kasowy

Raport kasowy służy do szczegółowej ewidencji wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie. Wypełniany on jest na bieżąco w porządku chronologicznym tj. w takiej kolejności w jakiej następują wpłaty i wypłaty gotówki. Rozróżnia się następujące rodzaje raportów kasowych:

- Raport dochodów

- Raport wydatków

- Raport zasiłków dla bezrobotnych

- Raport opłaty skarbowej

- Raport socjalny.

Każda ze stron raportu podlega oddzielnemu zsumowaniu. Do salda z poprzedniego raportu wpisanego w wiersz „stan kasy poprzedni" dodaje się obroty przychodowe i odejmuje obroty rozchodowe, a kwotę ustalonej pozostałości wpisuje się w wierszu „stan kasy obecny"

Raport kasowy sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach, oryginał wraz ze wszystkimi załącznikami kasjer przekazuje Kierownikowi Referatu Budżetowe - Finansowego lub osobie przez niego upoważnionej a kopia raportu pozostaje w kasie.

Dokumenty „KP", „KW" i „RK" sporządza się na dostępnych w sprzedaży formularzach.

 

Czeki gotówkowe.

Czeki są drukami ścisłego zarachowania, ewidencjonowanymi po pobraniu z banku. Wypełniane są zgodnie z obowiązującymi w tej mierze przepisami bankowymi i podpisywane są przez osoby posiadające złożony wzór podpisu w banku.

Okres przechowywania dokumentów kasowych, kopii raportów kasowych, dowodów wpłaty i dowodów przechowuje się przez okres 3 lat po zakończeniu roku obrotowego.

Oryginały raportów kasowych wraz z załączonymi dowodami przechowuje się łącznie z innymi dowodami księgowymi przez okres 5 lat po zakończeniu roku obrotowego.

 

§8

 

Kontrola kasy

1.Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej.

2.Kierownik Referatu Budżetowo - Finansowego przeprowadza kontrolę formalno-rachunkową raportu kasowego. Przeprowadzanie kontroli bieżącej potwierdza kontrolujący swoim podpisem.

3.Kontrola okresowa dokonywana jest zgodnie z zakładowym regulaminem kontroli wewnętrznej a fakt jej przeprowadzania winien być udokumentowany