Zarządzenie Nr 116/03

rok 2003

 
data publikacji:  01-09-2003 | 14:28
data ostatniej modyfikacji:  17-03-2010 | 22:43

Zarządzenie Nr 116/03
Burmistrza Miasta i Gminy Stary Sącz
z dnia 14 maja 2003 roku

w sprawie: wprowadzenia procedury kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy w Starym Sączu.

Na podstawie art.35 a ust.3, w związku z art.28 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 15, póz. 148 z 2003 roku) Burmistrz Miasta i Gminy zarządza co następuje:

§1

1 .    Kontrola w zakresie:

a)   pobierania i gromadzenia środków publicznych,

b)   zaciągania zobowiązań finansowych,

c)   dokonywania wydatków ze środków publicznych,

d)   udzielania zamówień publicznych,

e)   zwrotu środków publicznych,

następuje   poprzez   badanie   i   porównanie   stanu   faktycznego   ujawnionego w dokumentach tworzonych w toku postępowania ze stanem wymaganym.

2.        Dokonanie kontroli dokumentowane jest przez złożenie podpisu na dokumencie przez osobę uprawnioną do kontroli.

 

§2

 

Kontroli pobierania i gromadzenia środków publicznych, w szczególności pod względem terminowości pobierania i odprowadzania do budżetu dokonuje kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona.

§ 3

1.        Wstępna kontrola celowości wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez kierownika jednostki na etapie sporządzania planu finansowego

2.        Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem jednostki obejmuje:

a)       kontrolę merytoryczną celowości i legalności pozyskiwania składników majątkowych przez jednostkę,

b)       kontrolę merytoryczną celowości i legalności zbywania składników majątkowych oraz ich dysponowania na rzecz innych podmiotów,

c)       przeprowadzona jest w formie inwentaryzacji. Sposób jej przeprowadzania, terminy oraz przeprowadzające ją osoby zostały określone w odrębnym zarządzaniu,

d)       w przypadku dysponowania na rzecz innych podmiotów prowadzona jest w formie rejestru umów,

e)       obejmuję ocenę prawidłowości postępowań prowadzonych przez Komisję Likwidacyjną oraz ich zgodność z procedurami określonymi w odrębnym zarządzaniu.

 

§ 4

1.        Wstępna ocena celowości wydatków płacowych i płaco pochodnych dokonywana jest przez kierownika jednostki na etapie sporządzania planu finansowego i polega ustaleniu adekwatności zatrudnienia do potrzeb jednostki w roku budżetowym, na który jest sporządzany projekt planu.

2.        Pracownik kadrowy dokonuje kwartalnej oceny celowości wydatków o których mowa w ust. 1, a ustalenia i wnioski przekazuje kierownikowi jednostki w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po ostatnim miesiącu kwartału, za który dokonywana jest ocena.

§ 5

1.        Wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym dokonuje główny księgowy przed zaciągnięciem zobowiązania przez jednostkę.

2.        Wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych dokonuje główny księgowy przed wykonaniem dyspozycji środkami pieniężnymi.

§ 6

1.        Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

a)       nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,

b)       nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczącej tych operacji,

c)       zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

2.        Dla celów dowodowych zalecane jest parafowanie każdej strony podpisywanego przez głównego księgowego dokumentu.

 

§ 7

1.        W celu wypełnienia obowiązków o których mowa w §§ 5 i 6 główny księgowy może żądać od kierowników komórek organizacyjnych jednostki:
a)   udzielanie   w  formie   ustnej   lub   pisemnej   w   terminie   przez   niego określonym niezbędnych informacji i wyjaśnień.

2.        Główny księgowy, w razie stwierdzenia wątpliwości, co do zgodności z prawem operacji gospodarczej może żądać od radcy prawnego opinii co do legalności tej operacji, niezależnie od wyjaśnień pracownika merytorycznego.

3.        Główny księgowy może wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki   finansowej   oraz   ewidencji    księgowej,    kalkulacji    kosztów sprawozdawczości finansowej.

§ 8

1.        W celu ustalenia, czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być sprawdzony pod względem celowości, merytorycznym, formalnym, rachunkowym oraz legalności.

2.        Kontrola celowości polega na zbadaniu, czy istnieje związek pomiędzy zaciągnięciem zobowiązania /wydatkiem realizacją zadań ustawowych/ statutowych. Wydatek celowy to wydatek, którego dokonanie służy realizacji tych zadań. Kontrola celowości obejmuje też określenie adekwatności zamierzonego wydatku do spodziewanego efektu.

3.        Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy przedstawione w dokumencie księgowym zdarzenie gospodarcze jest zgodne z rzeczywistością zawartymi umowami, procedurami wynikającymi z ustawy o zamówieniach publicznych i innych. W ramach kontroli merytorycznej przeprowadza się również kontrolę gospodarności. Gospodarność oznacza korzystny stosunek nakładu związanego z daną operacją a spodziewanymi efektami.

4.        Kontrola formalna polega na sprawdzaniu czy dokument księgowy odpowiada stawianym mu wymogom co do formy i czy zawiera:

a)   określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

b)   określenie stron (nazwy, adres) dokonujących operacji gospodarczej,

c)   opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

d)   datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod innądatą-także datę sporządzenia dowodu,

e)   podopis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub do której przyjęto składniki aktywów,

f)  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, lub czy zachodzą przesłanki do uznania dokumentu za prawidłowy pomimo niespełnienia niektórych wymogów określonych w lit. A- f zgodnie art.21 ust. 1 a-5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Z 1994 nr 121, póz. 591 ze zmianami).

 

5.        Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu czy dowód księgowy nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach dokonywanych w dokumencie.

 

6.        Kontrola legalności polega na ocenie zgodności z prawem operacji gospodarczej

 

7.        Kontrolę dokumentów księgowych prowadzą osoby określone w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych wprowadzonej odrębnym zarządzeniem.

§ 9

W razie ujawnienia nieprawidłowości, w zakresie określonym w § 6 ust.1, główny księgowy zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi a razie ich nie usunięcia  odmawia   podpisania   dokumentu,   o   czym   zawiadamia   pisemnie kierownika jednostki.

§ 10

1.        Kontrolę następną gospodarki finansowej, gospodarowania mieniem i udzielania zamówień publicznych prowadzą kierownik jednostki i główny księgowy

2.        Kierownik jednostki dokonuje kontroli stosowania procedur ustalonym mniejszym zarządzeniem przez poszczególne komórki organizacyjne jednostki.

3.        Główny księgowy dokonuje kontroli operacji pod względem przejrzystości i jawności. Kontrola ma charakter kontroli dokumentów księgowych.

4.        Przez przejrzystość rozumie się stosowanie określonych jednolitych zasad oznaczania dokumentów, prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z zakładowym planem kont i zasadami rachunkowości określonymi odrębnym zarządzeniem.

5.        Jawność oznacza takie sporządzanie dokumentów i prowadzenie rachunkowości aby były zabezpieczone potrzeby w zakresie sprawozdawczości finansowej i budżetowej oraz był zapewniony dostęp do informacji zgodnie z przepisami ustawy o dostępnie do informacji publicznej i wydanym w tym zakresie zarządzeniem.

6.        Kierownik jednostki i główny księgowy prowadząc kontrolę następczą mogą żądać przedstawienia w trybie natychmiastowym wszelkich dokumentów, danych, wyliczeń i innych, a także udzielenia wyjaśnień ustnych lub pisemnych dotyczących badanego postępowania.

§11

Pracownicy uczestniczący w sporządzaniu, kontroli i obiegu dokumentów księgowych, z tytułu nieprawidłowego i nieterminowego wykonania tych czynności ponoszą odpowiedzialność określoną w przepisach szczególnych.

§12

Podpis kierownika jednostki zatwierdzający operację gospodarczą do realizacji oznacza uznanie, że została ona poddana procedurom kontroli wewnętrznej, zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia.

§ 13

W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzenie mają zastosowanie standardy kontroli i audytu wewnętrznego ogłoszone przez Ministra Finansów.

§ 14

 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.